AEO kritériá a monitoring
Hospodársky subjekt, ktorý sa rozhodne požiadať o udelenie osvedčenia ako žiadateľ by mal mať spĺňať kritériá:
- absencia akéhokoľvek závažného porušenia alebo opakovaných porušení colných a daňových predpisov vrátane absencie závažných trestných činov súvisiacich s hospodárskou činnosťou žiadateľa; (článok 39 Colného kódexu Únie písm. a) nasledujúci článok 24 Vykonávacieho nariadenia k colnému kódexu Únie)
- preukázanie vysokého stupňa kontroly nad operáciami a tokom tovaru zo strany žiadateľa prostredníctvom systému riadenia obchodnej a prípadne prepravnej evidencie, ktorý umožňuje náležité colné kontroly; (čl. 39 Colného kódexu Únie písm. b) nasledujúci článok 25 Vykonávacieho nariadenia k colnému kódexu Únie)
- finančná spôsobilosť, ktorá sa považuje za preukázanú, ak je žiadateľ s náležitým ohľadom na typické črty druhu dotknutej podnikateľskej činnosti v dobrej finančnej situácii, ktorá mu umožňuje plniť si záväzky; (článok 39 Colného kódexu Únie písm. c) nasledujúci článok 26 Vykonávacieho nariadenia k colnému kódexu Únie)
- vzhľadom na povolenie uvedené v článku 38 ods. 2 písm. a) Colného kódexu Únie praktické normy pre odbornú spôsobilosť alebo odbornú kvalifikáciu priamo spojenú s vykonávanou činnosťou; a (článok 39 písm. d Colného kódexu Únie) nasledujúci čl. 27 Vykonávacieho nariadenia k colnému kódexu Únie)
- vzhľadom na povolenie uvedené v článku 38 ods. 2 písm. b) Colného kódexu Únie primerané normy bezpečnosti a ochrany, ktoré sa považujú za dodržané, ak žiadateľ preukáže, že zachováva primerané opatrenia na zaistenie bezpečnosti a ochrany medzinárodného dodávateľského reťazca, a to aj v oblasti kontroly fyzickej integrity a prístupu, logistických postupov a nakladania so špecifickými druhmi tovaru, personálu a identifikácie jeho obchodných partnerov (článok 39 písm. e Colného kódexu Únie) nasledujúci článok 28 Vykonávacieho nariadenia k colnému kódexu Únie)
AEO plnenie kritérií
Colné orgány by mali za účelom zrýchlenia procesu v súvislosti s podanou a prijatou žiadosťou, ak je to možné, využiť informácie, ktoré už o žiadateľovi o štatút schváleného hospodárskeho subjektu majú. V praxi to znamená, že využijú dostupné údaje vo svojich databázach v informačných systémoch, ale aj tie, ktoré im už žiadateľ poskytol a ktoré sú známe, aby nedochádzalo k duplicite a prieťahom v procese posudzovania plnenia kritérií. Charakteristickým prvkom v celom procese je vzájomná komunikácia, pretože nejde o autoritatívne riešenia, ale o spoluprácu do ktorej žiadateľ vstupuje z vlastného rozhodnutia a colné orgány mu pomáhajú korigovať jeho vlastné procesy a postupy tak, aby splnil požadované kritériá a mohol tak získať osvedčenie schválený hospodársky subjekt. Po potvrdení prijatia žiadosti sú colné orgány v lehote 120 dní rozhodnúť, či žiadateľa splnil kritériá a vydať rozhodnutie vo veci udelenia osvedčenia.
Takýto postup sleduje zníženie času potrebného na predbežný audit, ktorý obvykle zahŕňa informácie z nasledujúcich oblastí:
- predchádzajúce žiadosti a povolenia udelené colnými orgánmi,
- informácie, ktoré už boli colným orgánom poskytnuté,
- colné audity vykonané v minulosti,
- colné postupy a colné vyhlásenia, ktoré žiadateľ predkladá alebo predkladal,
- samohodnotenie vykonané žiadateľom pred predložením žiadosti (dotazník),
- existujúce normy a certifikované postupy žiadateľa (ISO, TAPA, ISPS a pod.),
- závery experta, ktoré žiadateľ predložil (ak nie sú podľa čl. 127 Vykonávacieho nariadenia k colnému kódexu Únie osobami v prepojení, ktoré klientom poskytujeme ako podporu pri žiadosti, následného monitoringu alebo obnovenia platnosti AEO Certifikácie pri hrozbe straty statusu AEO).
Experti C&D Services sa vo vzťahu ku svojmu klientovi nepovažujú za osoby prepojené. Sme právnickou osobou, ktorá je oprávnená a odborne spôsobilá na účely AEO vypracovať na účely preskúmania plnenia kritérií klientom pre colné orgány expertízy, správy z auditu a ich závery, odborné posudky, odborné analýzy.
Schválený hospodársky subjekt po získaní štatútu je povinní sústavne plniť všetky kritériá. Z tohto dôvodu je podrobovaný pravidelným kontrolám plnenia kritérií, ktoré eliminujú riziká, prípadne sa overuje, či neexistujú nové riziká, či je kvalita procesov a systémových opatrení rovnako dobrá, ak nie lepšia ako bola pred, či po vykonaní auditu. Za týmto účelom sa vykonáva následný monitoring ako hodnotiaci audit.
AEO samohodnotiaci dotazník
Žiadateľ predkladá ako súčasť žiadosti o AEO riadne, pravdivo a úplne vyplnený samohodnotiaci dotazník, kde žiadateľ prostredníctvom odpovedí na kladené otázky vlastne vykonáva samohodnotenie. AEO samohodnotiaci dotazník je súčasťou a podmienkou prijatia žiadosti zo strany Colného úradu Žilina ako autorizačného pracoviska v Slovenskej republike, povereného schvaľovaním hospodárskych subjektov.
V rámci samohodnotiaceho dotazníka podľa Príručky TAXUD/B2/047/2011-REV6sú obsiahnuté nasledujúce okruhy otázok z týchto oblastí:
- Všeobecné informácie o spoločnosti žiadateľa,
- Dodržiavanie colných predpisov spoločnosťou žiadateľa (článok 39a Colného kódexu Únie; článok 24 VNK; AEO príručka časť 2, oddiel I),
- Účtovný a logistický systém v spoločnosti žiadateľa (článok 39b Colného kódexu Únie, článok 25 VNK; AEO príručka časť 2, oddiel II),
- Platobná schopnosť spoločnosti žiadateľa (článok 39c Colného kódexu Únie, článok 26 VNK, AEO príručka, časť 2, oddiel III),
- Praktické normy pre odbornú spôsobilosť alebo odbornú kvalifikáciu spoločnosti žiadateľa (článok 39d Colného kódexu Únie, článok 27 VNK, AEO príručka, časť 2, oddiel IV),
- Požiadavky na bezpečnosť a ochranu v spoločnosti žiadateľa (článok 39e Colného kódexu Únie, článok 28 Colného kódexu Únie, AEO príručka, časť 2, oddiel V).
Plnenie kritéria podľa bodu 5 vyžaduje Colný úrad Žilina v rámci prechodných opatrení osobitne.
AEO žiadosť a povinné prílohy
Pred podaním žiadosti by si mal každý hospodársky subjekt ujasniť:
- či sám zodpovedám výkladu tohto pojmu,
- aké sú moje pohnútky a dôvody pre získanie osvedčenia schválený hospodársky subjekt,
- čo od získania osvedčenia očakávam,
- či som schopný splniť všetky kritériá a
- či mám dostatočné kapacity (personálne, odborné, technické) na začatie certifikačného procesu.
Ak Vám chýbajú kapacity, odborné, personálne, technické alebo máte pochybnosti o plnení kritérií, tak nás neváhajte osloviť a my vykonáme analýzu daného stavu, poskytneme Vám poradenstvo, konzultácie v potrebnom rozsahu. Zoznam povinných príloh k AEO.
AEO kontaktné osoby
Aby mohla vzájomná komunikácia medzi hospodárskym subjektom a colnými orgánmi prebiehať efektívne a koordinovane je potrebné zabezpečiť určenie kontaktnej osoby v spoločnosti žiadateľa.
Úlohou kontaktnej osoby je:
- komunikácia s colnými orgánmi
- aktívna práca a koordinácia realizácie celého projektu u žiadateľa
- koordinácia externej komunikácie (nielen s colnými orgánmi)
- koordinácia internej komunikácie (získavanie podkladov, aplikácia opatrení)
- získavanie a zhromaždenie všetkých informácií, podkladov, dokumentácie
- zabezpečuje časovú koordináciou aplikácie úkonov a postupov
Správy výber kontaktnej osoby v spoločnosti žiadateľa do značnej miery vplýva na úspešný priebeh a môže skrátiť trvanie AEO Certifikácie. Kontaktná osoba musí byť znalá problematiky vo firme, ovládať jej procesy, mať prehľad o organizačnej štruktúre a tiež dobré komunikačné schopnosti. To je predpoklad úspechu.
AEO zmeny procesov
Schválený hospodársky subjekt je povinný informovať zodpovedné colné úrady o dôležitých udalostiach, ktoré by mohli ovplyvniť jeho oprávnenie, vrátane prípadov, ak nastane zmena v podmienke prístupu k informáciám alebo v spôsobe ich sprístupnenia.
AEO pravidelný monitoring
Ak hodnotenie vedie k záveru , že schválený hospodársky subjekt nemá kontrolu nad jedným alebo viacerými rizikami, zodpovedný colný úrad ho o tomto informuje. Schválený hospodársky subjekt následne musí podniknúť kroky k vykonaniu nápravných opatrení k odstráneniu daného stavu, aby sa vzniknuté riziko eliminovalo. Po prijatí a vykonaní opatrení zodpovedný colný úrad posúdi mieru rizika a zhodnotí tieto kroky a ich efektívnosť vo vzťahu k eliminácií rizík.
Riziká pri AEO sa delia do troch kategórii:
- nízke riziká,
- stredné riziká,
- vysoké riziká.
Nízke a stredné riziká nie sú dôvodom na pozastavenie alebo odobratie statusu AEO, pričom opatrenia prijaté žiadateľom ešte počas procesu posúdenia plnenia kritérií musia byť účinné. Zistené vysoké riziká musia byť okamžite odstránené, inak riziko trvá a to už obvykle je dôvod k pozastaveniu, odobratiu alebo neudeleniu statusu AEO. Colný úrad, ktorý vykonáva posúdenie plnenia kritérií a zistil vysoké riziko je povinní o tejto skutočnosti oboznámiť žiadateľa a vyzvať ho k bezodkladnému odstráneniu tohto rizika a prijatiu adekvátnych opatrení, aby netrvalo. Vychádza sa pri tom zo samotnej podstaty AEO, ktorou je vzájomná komunikácia a spolupráca, na ktorej je realizácia projektu založená.
Následný monitoring vedie k lepšiemu nastaveniu podmienok podnikania držiteľa statusu AEO a ich sústavnému a systematickému zlepšovaniu. Zodpovedné colné úrady odporúčajú držiteľovi statusu AEO lepší, efektívnejší spôsob využívania colných pravidiel a postupov.